W dzisiejszych czasach rozmowy telefoniczne są nieodłącznym elementem życia zawodowego i prywatnego. Aby rozmowy te były efektywne i przyjemne dla obu stron, warto znać zasady kultury telefonicznej. W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze z nich, takie jak uprzedzenie o dyspozycyjności czasowej, jasna wymowa, cierpliwość, nieprzerwanie rozmówcy czy odpowiednie tło podczas rozmowy. Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Zasada uprzedniego upewnienia się, czy rozmówca ma czas
Na początek warto zwrócić uwagę na jedną z podstawowych zasad kulturalnej rozmowy telefonicznej, jaką jest upewnienie się, czy nasz rozmówca ma czas na rozmowę. Warto zadać sobie pytanie, czy osoba, z którą chcemy rozmawiać, jest w stanie poświęcić nam kilka minut swojego czasu. W ten sposób unikniemy sytuacji, w której nasz rozmówca będzie się czuł niewygodnie lub zdenerwowany z powodu nieoczekiwanego telefonu.
W praktyce oznacza to, że na początku rozmowy warto zapytać, czy rozmówca ma chwilę na rozmowę. Możemy to zrobić na przykład w ten sposób: „Dzień dobry, czy mogę zająć Pani/Panu chwilę?”. Jeśli rozmówca odpowie twierdząco, możemy kontynuować rozmowę. Jeśli jednak okaże się, że nie ma czasu, warto zaproponować inną porę rozmowy lub poprosić o numer telefonu, pod którym będziemy mogli się skontaktować później.
Znaczenie jasnej i zrozumiałej wymowy
Podczas rozmowy telefonicznej niezwykle ważna jest jasna i zrozumiała wymowa. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że nasz rozmówca nie zrozumie przekazywanych informacji lub będzie musiał kilkakrotnie prosić o powtórzenie. Warto zwrócić uwagę na to, aby mówić wyraźnie, nie za szybko i nie za cicho.
W celu poprawy swojej wymowy i tonu głosu, warto zastosować kilka prostych wskazówek:
- Uświadom sobie tempo swojego mówienia – staraj się mówić nie za szybko, ale też nie za wolno, aby rozmówca nie stracił zainteresowania;
- Dbaj o artykulację – staraj się wyraźnie wymawiać każdą sylabę, unikając „połykania” końcówek wyrazów;
- Reguluj głośność swojego głosu – mów na tyle głośno, aby rozmówca Cię dobrze słyszał, ale nie krzycz, aby nie sprawić mu dyskomfortu;
- Utrzymuj spokojny ton głosu – unikaj podnoszenia głosu, nawet jeśli rozmowa staje się emocjonalna.
Warto również pamiętać o tym, że ćwiczenie czyni mistrza – im więcej rozmów telefonicznych przeprowadzimy, tym lepiej będziemy się czuć w tej roli i tym lepsza będzie nasza wymowa.
Rola cierpliwości i szacunku dla rozmówcy
Podczas rozmowy telefonicznej, cierpliwość i szacunek dla rozmówcy są niezwykle ważne. Bez tych cech, rozmowa może szybko stać się nieprzyjemna, a nawet prowadzić do konfliktów. Warto pamiętać, że każdy z nas może mieć gorszy dzień lub trudną sytuację, dlatego warto okazać zrozumienie i empatię.
Przykłady sytuacji, w których cierpliwość i szacunek są szczególnie potrzebne, to między innymi:
- rozmówca ma trudności z wyrażeniem swoich myśli – warto dać mu czas na sformułowanie odpowiedzi, zamiast przerywać lub wywierać presję,
- rozmówca jest zaniepokojony lub zdenerwowany – warto okazać zrozumienie i wsparcie, zamiast bagatelizować jego uczucia,
- rozmówca ma problem z językiem lub akcentem – warto być wyrozumiałym i starać się zrozumieć jego wypowiedź, zamiast wyśmiewać lub krytykować.
Zasada nieprzerwania rozmówcy
Nieprzerwanie rozmówcy jest niegrzeczne i może wpłynąć negatywnie na jakość rozmowy. Przerywanie może sprawić, że druga strona poczuje się zignorowana, niezrozumiana lub zirytowana. Warto nauczyć się słuchać uważnie i pozwolić rozmówcy wyrazić swoje myśli, zanim zaczniemy mówić.
Aby uniknąć przerywania rozmówcy, warto zastosować się do kilku porad:
- skupić się na słuchaniu – zamiast myśleć o tym, co sami chcemy powiedzieć, warto uważnie słuchać rozmówcy,
- zaczekać chwilę przed odpowiedzią – po zakończeniu wypowiedzi rozmówcy, warto zaczekać chwilę, aby upewnić się, że nie ma on nic więcej do dodania,
- przepraszanie, jeśli przerywamy – jeśli zdarzy nam się przerwać rozmówcy, warto przeprosić i pozwolić mu dokończyć swoją wypowiedź.
Znaczenie odpowiedniego tła podczas rozmowy
Podczas rozmowy telefonicznej bardzo ważne jest, aby zadbać o odpowiednie tło, które nie będzie rozpraszać ani utrudniać komunikacji. Właściwe warunki do rozmowy to przede wszystkim:
- brak hałasu – hałas w tle może utrudniać zrozumienie rozmówcy i sprawić, że rozmowa stanie się męcząca dla obu stron;
- brak muzyki – nawet jeśli muzyka wydaje się być cicha, może ona zakłócać komunikację i być irytująca dla rozmówcy;
- brak innych osób rozmawiających – obecność osób prowadzących równocześnie inne rozmowy może być nie tylko denerwująca, ale także wprowadzać zamieszanie w rozmowie telefonicznej.
Aby zapewnić odpowiednie warunki do rozmowy, warto znaleźć spokojne i ciche miejsce, w którym nie będziemy rozpraszać się ani przeszkadzać innym. Jeśli jesteśmy w miejscu publicznym, warto oddalić się od hałasu i zgiełku, a jeśli rozmawiamy z domu, warto zamknąć drzwi do pokoju i poprosić domowników o ciszę. W sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie zapewnić odpowiednich warunków, warto przełożyć rozmowę na inny termin lub przeprosić rozmówcę za ewentualne zakłócenia.
Zasada nieodkładania rozmówcy na czekanie
Odkładanie rozmówcy na czekanie jest niegrzeczne i może wpłynąć negatywnie na jakość rozmowy. W sytuacji, gdy musimy na chwilę przerwać rozmowę, warto pamiętać o kilku zasadach:
- unikaj odkładania rozmówcy na czekanie – jeśli to możliwe, staraj się nie przerywać rozmowy i nie odkładać rozmówcy na czekanie. Jeśli jednak jest to konieczne, zrób to tylko w wyjątkowych sytuacjach;
- uprzedź rozmówcę – jeśli musisz na chwilę przerwać rozmowę, poinformuj o tym rozmówcę, wyjaśniając powód przerwy. Dzięki temu rozmówca będzie wiedział, czego się spodziewać i nie poczuje się zignorowany;
- przeproś i podziękuj za cierpliwość – po powrocie do rozmowy, przeproś rozmówcę za przerwę i podziękuj za cierpliwość. Taki gest będzie świadczył o szacunku dla rozmówcy.
Warto również pamiętać, że odkładanie rozmówcy na czekanie może być szczególnie niegrzeczne w sytuacji, gdy rozmawiamy z osobą, która dzwoni do nas w sprawie biznesowej lub z ważnym pytaniem. W takim przypadku warto zrobić wszystko, aby uniknąć przerywania rozmowy, a jeśli to niemożliwe, przeprosić i wyjaśnić powód przerwy.
Rola uprzedzenia rozmówcy o ewentualnym zakończeniu rozmowy
W trakcie rozmowy telefonicznej może zdarzyć się, że będziemy musieli ją zakończyć wcześniej niż się spodziewaliśmy. W takiej sytuacji kluczowe jest uprzedzenie rozmówcy o planowanym zakończeniu rozmowy. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której druga strona poczuje się zignorowana lub źle potraktowana.
W celu uprzedzenia rozmówcy o zakończeniu rozmowy, warto stosować się do kilku zasad:
- Wyraź swoje przeprosiny – zacznij od przeproszenia za konieczność zakończenia rozmowy, aby pokazać, że zdajesz sobie sprawę z ewentualnych niedogodności.
- Podaj powód zakończenia rozmowy – jeśli to możliwe, wyjaśnij rozmówcy, dlaczego musisz zakończyć rozmowę. Może to być np. pilna sprawa, na którą musisz zareagować.
- Zaproponuj kontynuację rozmowy – jeśli to możliwe, zaproponuj kontynuację rozmowy w innym terminie lub poproś rozmówcę o przesłanie informacji na adres e-mail.
- Podziękuj za zrozumienie – na koniec podziękuj rozmówcy za zrozumienie i wyraź nadzieję na dalszą współpracę.
Znaczenie podziękowania za rozmowę i pożegnania
Podziękowanie za rozmowę i uprzejme pożegnanie są ważnym elementem kultury rozmów telefonicznych. Właściwe zakończenie rozmowy świadczy o szacunku dla rozmówcy oraz pozwala utrzymać dobre relacje z drugą stroną. Warto zatem zwrócić uwagę na sposób, w jaki kończymy rozmowy telefoniczne.
Podczas kończenia rozmowy telefonicznej warto pamiętać o kilku zasadach:
- Podziękuj za rozmowę – niezależnie od tego, czy rozmowa była krótka czy długa, warto podziękować rozmówcy za poświęcony czas i wymianę informacji.
- Podsumuj ustalenia – jeśli w trakcie rozmowy ustaliliście jakieś konkretne kroki lub informacje, warto je na koniec krótko podsumować, aby upewnić się, że obie strony mają takie samo zrozumienie.
- Wyraź nadzieję na dalszą współpracę – jeśli rozmowa dotyczyła współpracy lub relacji biznesowych, warto wyrazić nadzieję na dalsze kontakty i współpracę.
- Użyj uprzejmego pożegnania – na koniec rozmowy użyj uprzejmego zwrotu pożegnalnego, np. „Do zobaczenia”, „Do usłyszenia” czy „Miłego dnia”.
Pamiętaj, że uprzejme zakończenie rozmowy telefonicznej ma duże znaczenie dla utrzymania dobrych relacji z rozmówcą. Dlatego warto zwrócić uwagę na sposób, w jaki kończymy każdą rozmowę.
